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Workflow mit E-Mail Generierung erstellen

Artikel-ID: 187
Zuletzt aktualisiert: 02 Aug. 2014
Revision: 2
Aufrufe: 556

Hier haben wir einen Kundenwunsch mithilfe von Workflows realisiert. Es geht darum, das Kunden aus einer Dokumentenbibliothek Flyer auswählen und eine bestimmte Menge bestellen können. Dabei sollen die Kunden auch eine Lieferadresse mit eingeben können.

Wichtig hierbei ist, das die Bestellung per E-Mail an eine bestimmte E-Mail Adresse gesendet wird, um den Bestellungprozess zu starten.

1. Legen Sie eine Liste mit dem Namen.

2. Deklarieren Sie die Spalten neu: klicken Sie auf Einstellungen > Einstellungen für Liste.

3. Klicken Sie auf „Titel“. Wählen Sie „diese Spalte muss keine Informationen erhalten“.

4. Hier können Sie die Spalten, die relevant sind bearbeiten. In meinem Beispiel habe ich die Spalten „Menge, Produkt, Titel, Erstellt von, Geändert von, Lieferadresse, Weitere Angaben“ erstellt (einige waren schon vorhanden).

5. Klicken Sie bitte auf Erweiterte Einstellungen und wählen Sie bei Inhaltstypen > Verwaltung von Inhaltstypen zulassen “Ja“ aus. Nun gehen Sie zurück in die Einstellungen für die Liste und wählen bei Inhaltstypen „Element“, dann wählen Sie „Titel“. Wählen Sie bei Spalteneinstellungen „Ausgeblendet“ und bestätigen Sie es mit „OK“.

6. Der Produktname muss hier noch richtig deklariert werden, da in der Dokumentenbibliothek „Titel“ die „Name“ Spalte ist.

7. Das erste Workflow muss nun erstellt werden um die Daten richtig zu deklarieren: Bitte verbinden Sie sich mit der richtigen SharePoint auf der sich die Listebefindet via SharePoint Designer.



8. Klicken Sie auf Datei > Neu und wählen Sie oben im Register „SharePoint-Inhalt. Klicken Sie auf Workflow und OK. Geben Sie bei „Name des Workflows“ „Produktnamen setzen“ ein und wählen Sie darunter die Freigegebenen Dokumente an (dort, wo sich die Flyer befinden). Darunter wählen Sie bitte alle 3 Punkte bei „Workflowstartoptionen für Elemente“ an.





9. Da wir keine Bedingungen bei der Änderung des Namens haben, lassen Sie dies bitte frei. Klicken Sie bitte auf Aktionen und wählen „Listenelement aktualisieren“. Klicken Sie bitte auf „diese Liste“ innerhalb „Element in dieser Liste aktualisieren“ an und wählen die freigegebenen Dokumente an (dort, wo sich die Flyer befinden).



10. Klicken Sie bitte auf Fertigstellen. Nun müssen Sie zurück in das SharePoint, auf die freigegebenen Dokumente, und wählen links neben dem Dateinamen der ersten Datei den Pfeil nach unten an und klicken auf „Eigenschaften anzeigen“. Klicken Sie oben auf „Workflows“ und dann auf „Produktnamen setzten“. Nun Starten Sie das Workflow. Dies müssen Sie bei jeder einzelnen Datei durchführen.

Nun kommen wir zum nächsten nächsten Schritt um eine E-Mail mit der Bestellung an eine bestimmte Adresse zu senden

Bitte wählen Sie wieder den SharePoint Designer an und klicken auf „Datei“ > “Neu“, Registerkarte „SharePoint Inhalt“ und klicken auf „Workflow“ und „OK“.

Geben Sie bitte bei „Name des Workflows „ „E-Mail senden“ ein und darunter wählen Sie die Liste Bestellung. Wählen Sie darunter: „Diesen Wokflow automatisch starten, wenn ein neues Element erstellt wird.“



Als nächstes wählen Sie wieder „Aktionen“, diesmal aber „E-Mail senden“. Klicken Sie auf „diese Nachricht“ welches blau und unterstrichen ist.



Geben Sie eine E-Mail Adresse ein, an die gesendet werden soll, ein CC oder auch ein Betreff kann eingegeben werden. Nun können Sie den Text eingeben, dieser kann wie folgt aussehen: Eine neue Bestellung ist eingetroffen, bitte ausführen:

Bestellte Flyer:

Bestellte Menge:

Lieferort:

Weitere Angaben:

Um die Menge auszugeben geben möchten, können Sie es wie folgt konfigurieren: klicken Sie auf „Nachschlagevorgang in Textkörper einfügen“. Lassen Sie die Quelle auf „Aktuelles Element“ und wählen bei Feld „Produkt“. Mit OK haben Sie nun den Bestellten Produktnamen. Für die Menge führen Sie das gleiche durch, nur das Sie diesmal das Feld „Menge“ wählen.



Nun können Sie dies abspeichern und beenden. Geben Sie nun etwas in die Liste ein. Es sollte nun automatisch eine E-Mail generiert und an die jeweilige eingegebene Adresse geschickt werden.

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