Rechtssichere Archivierung nach GDPdU

 

Die Bedeutung von E-Mail-Archivierung nimmt immer mehr zu und geht längst über die Entlastung Ihrer E-Mail-Postfächer hinaus. Seit 2002 ist die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails, die unter die Aufbewahrungspflicht nach HGB und Abgabgenordnung (AO) fallen, vorgeschrieben; für die meisten mittelständischen Unternehmen jedoch unerschwinglich.
Durch die Nutzung unserer Archivierungsangebote profitieren Sie von unserem Know How, fest kalkulierbaren Kosten und einem störungsfreien Betrieb ohne eigene IT-Ressourcen.
Erfahren Sie auf dieser Seite mehr über die Funktionsweise der Archivierung, deren Nutzung und Vorteile.

• Funktionsweise

Alle eingehenden, ausgehenden und internen E-Mails werden auf speziellen Archivierungsservern so gespeichert, dass sie im Nachhinein nicht mehr änderbar sind.

Auf die archivierten E-Mails können autorisierte Benutzer aus dem Internet zugreifen. Archivierte E-Mails können nach bestimmten Kriterien und Inhalten durchsucht werden, um bestimmte E-Mails im Archiv ausfindig zu machen. Autorisierte Benutzer können interaktiv die erneute Zustellung archivierter E-Mails veranlassen.

Auf schriftliche Anforderung von Berechtigten kann ein spezieller Zugang eingerichtet werden, der den Zugriff auf alle archivierten E-Mails eines bestimmten Zeitraums erlaubt (Prüfzugang, z.B. zum Zweck einer Betriebsprüfung). Dieser Zugang wird nach Abschluss einer Prüfung auf Aufforderung wieder aus dem System gelöscht. Berechtigte in diesem Zusammenhang sind vertretungsberechtigte Personen des Eigentümers der betroffenen Mailadressen.

• Verfügbarkeit

Der Archivierungsservice garantiert die Verfügbarkeit der archivierten E-Mails für die Dauer von 10 Jahren ab Ende des Jahres, in dem die jeweilige archivierte Email versandt bzw. erhalten wurde. Voraussetzung ist die Fortdauer des Vertrags und die Erfüllung der vertraglichen Pflichten durch den Partner/Kunden. Für den Fall der Beendigung dieses Vertrags setzt die fortdauernde Verfügbarkeit den Abschluss eines Anschlussvertrags über die Aufrechterhaltung der Datenspeicherung voraus.

Der Archivierungsservice garantiert die Zugriffsmöglichkeit autorisierter Benutzer auf die archivierten E-Mails im Normalfall 24 Stunden am Tag an allen Tagen im Jahr, im Fall technischer Störungen jedoch spätestens innerhalb von 12 Stunden nach Anforderung. Ausgenommen sind geplante und angekündigte Wartungszeiten. Die Archivierung genügt den derzeitigen gesetzlichen Auflagen bezüglich der elektronischen Archivierung von E-Mails. Die simple-ASP GmbH wird alles in ihrer Macht stehende veranlassen, um die Erfüllung gesetzlicher Auflagen auch im Fall der Änderung dieser Auflagen sicher zu stellen.

Die simple-ASP GmbH stellt die Geheimhaltung der archivierten Daten und sonstiger im Rahmen der Leistungserbringung bekannt gewordenen geschäftlichen Geheimnissen des Partners/Kunden gegenüber Dritten sicher. Die Pflicht zur Geheimhaltung besteht auch nach Ende dieses Vertrags fort.

• Vertragsdaten

Die E-Mail Archivierung ist nur über die komplette Domain (alle E-Mail Adressen) möglich und aufgrund der Richtlinien auch sinnvoll. Zurzeit bieten wir den E-Mail Archivierungsservice nur in Kombination mit Hosted Exchange 2007/2010 an.

Die Archivierung wird Ihnen mit 4,99€ zzgl. Mwst. pro Monat und Benutzer berechnet. Die einmalige Einrichtung kostet 14,99€ zzgl. Mwst. für bis zu 100 Postfächer.

1,2GByte zusätzlicher Speicherplatz wird Ihnen mit 5,99€ zzgl. Mwst. pro Monat und Benutzer berechnet.

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 3 Monate und ist mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende kündbar. 

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